Facebook Pixel CodeКак использовать мессенджер для делового общения
  • Главная
  • ГО.Медиа
  • Как использовать мессенджер для делового общения

Как использовать мессенджер для делового общения

Чат-этикет: советы экспертов

24 октября 2021

Рубрики:

Цифровая грамотность
24 октября 2021
Как использовать мессенджер для делового общения

Мессенджеры из сервиса для личного общения превратились в площадку для деловых переписок. Даже сотрудники офисов общаются с коллегами за соседними столами по переписке. Эксперты рассказали читателям «Города Онлайн», как использовать мессенджеры, чтобы клиентам и коллегам было приятно и удобно с вами общаться.

Уместно ли писать коллегам в мессенджеры

 
Обсудите с коллегами и партнёрами, какой канал переписки им комфортен. Одни люди охотно отказываются от рабочей почты и переводят всё общение в мессенджеры. Другие воспринимают сообщения в WhatsApp или Telegram как вторжение в личное пространство.

Общение в мессенджерах уместно, если это не первый контакт с собеседником.

Александр Цыганов, руководитель Департамента страхования и экономики социальной сферы Финансового университета при Правительстве РФ:

«В WhatsApp и Telegram можно спокойно обращаться, если они указаны на сайте или в иной информации о компании. Для бизнеса редко используются «ВКонтакте» или «Одноклассники», хотя и такие примеры есть. На нужный, но ранее незнакомый номер WhatsApp, можно написать, если нужно обсудить деловой или иной вопрос. Только после согласия следует звонить. Мессенджер рационально использовать как дополнительный канал связи для назначения встречи или передачи оперативной информации в сжатом виде».

devushka.png

Филипп Рыжук, консультант по цифровой трансформации:

«Старайтесь учитывать срочность, деликатность и предыдущую практику при принятии решения о том, как передать сообщение. Личный разговор или телефонный звонок идеальны в экстренных или деликатных ситуациях. Электронная почта отлично подходит для несрочных объявлений, на которые, возможно, потребуется ссылаться позже. Обмен сообщениями идеально подходят для повседневного постоянного сотрудничества и обсуждения проектов».

Гифки и смайлики — если уместно

 
В деловой переписке важно быть с собеседником на одной волне не только в профессиональных вопросах, но и в стиле общения. Если общаетесь с тем, кто всегда конкретен и серьёзен — эмодзи могут восприниматься как несерьёзность с вашей стороны.

Александр Цыганов, руководитель Департамента страхования и экономики социальной сферы Финансового университета при Правительстве РФ:

«Смайлики и иные эмоциональные знаки в мессенджерах возможны, но лучше использовать их минимально и только там, где нужно точно передать интонацию. И, скорее всего, стоит использовать неформальные знаки, смайлики и т.д. в ответ на использование их потребителем или контрагентом».

rabota.png

Филипп Рыжук, консультант по цифровой трансформации:

«Даже в рабочей среде мы по-прежнему люди и имеем право немного повеселиться. Использование дерзких смайликов и гифок в рабочих чатах — не преступление. Они могут добавить эмоциональную окраску и тональность текстовому разговору, где в противном случае это было бы невозможно. Однако бесконечная вереница мерцающих гифок и смайликов скорее отвлечет и рассердит коллег, чем заставит их расслабиться».

Аудиосообщения — в крайних случаях

 
Голосовые сообщения большинство людей раздражают. На невербальном уровне такое поведение наглядно демонстрирует собеседнику, что он не настолько важен для нас, чтобы мы взяли на себя труд набрать нужный текст или просто позвонить ему.

Плюс вспомните, как часто в минутном голосовом 20 секунд занимают «эээ», «нууу» и «так вот».

audio.png

По мнению экспертов, голосовые сообщения уместны, если вы очень хорошо знаете собеседника и имеете длинную историю взаимодействия с ним.

Михаил Хачатурян, доцент Департамента менеджмента и инноваций Финансового Университета при Правительстве Российской Федерации:

«Обычно голосовые сообщения ограничены 30–50 секундами, что облегчает их передачу с одной стороны, а с другой — стимулирует собеседников кратко излагать свои мысли. В деловом общении подобные сообщения не всегда полезны, так как изложить целостно свою мысль с их помощью сложно. Воспринимать несколько сообщений подряд адресату тоже сложно, так как к концу одного сообщения он забудет, о чем говорилось в предыдущем».

Филипп Рыжук, консультант по цифровой трансформации:

«С голосовыми сообщениями вы можете быть более эмоциональным и спонтанным, чем в текстовом чате. Записывать его намного быстрее, чем печатать. Однако задумайтесь, как это будет воспринято человеком, получающим сообщение. Мы легко воспринимаем большие объёмы текста за короткий промежуток времени и быстро анализируем содержащуюся в них информацию. Важность и содержание аудиосообщения нельзя определить быстро. Если вопрос жизненно важен и его нужно решить прямо сейчас, вероятно, лучше всего позвонить или написать. И даже если это что-то тривиальное, имейте в виду, что получатель тратит время на то, чтобы найти тихое место и наушники, чтобы выслушать вас. В конце концов, если вы фанат аудиосообщений, то уже давно существует функция голосового ввода».

Пишите кратко и по делу

 
Формулируйте мысли чётко и однозначно. Будьте лаконичны, не выражайтесь образно и избегайте слов-паразитов.

Александр Цыганов, руководитель Департамента страхования и экономики социальной сферы Финансового университета при Правительстве РФ:

«Важно добиваться чёткости и краткости, не злоупотреблять сокращениями, которые могут быть двояко истолкованы или не знакомы адресату».

comp.png

Соберите мысли в одно сообщение. В пяти отдельных сообщениях информация выглядит небрежно и разрозненно.

Представьте, что вы не подходили к телефону около часа. И вот вы снова берёте его в руки и видите там 60 новых сообщений. Вы думаете, что пропустили много важной информации, но, нет, просто кто-то не умеет связно выражать свои мысли.

Филипп Рыжук, консультант по цифровой трансформации:

«Многие люди воспринимают чат как устную беседу в письменной форме, отправляя туда по нескольку отдельных реплик. Серия отдельных сообщений в чате может отвлекать и раздражать. Одно осмысленное сообщение с гораздо меньшей вероятностью вызовет беспокойство».

Соблюдайте рамки

 
Важным момент — выбор времени написания, чтобы не потревожить собеседника в неудобный для него момент.

Инга Корягина, доцент кафедры маркетинга РЭУ им. Г. В. Плеханова:

«Ваше сообщение может появиться во всплывающем окне в самый неподходящий момент для того, кто находится на другом конце общения. Прежде чем написать, подумайте, сколько времени займет ответ на ваше сообщение у собеседника — пишите только в том случае, если это важно и безотлагательно, кратко и по делу».

stol.png

Филипп Рыжук, консультант по цифровой трансформации:

«Соблюдайте рамки. Если кто-то из вашей команды имеет статус «не беспокоить», относитесь к нему как к закрытой двери кабинета. Человек может быть на встрече, в перерыве или плохо себя чувствовать. Не ожидайте мгновенного ответа в нерабочее время».

Да, мессенджеры — это сервисы мгновенных сообщений. Но никто не обязан становиться оператором мгновенных ответов.

Александр Цыганов, руководитель Департамента страхования и экономики социальной сферы Финансового университета при Правительстве РФ:

«С одной стороны, мессенджер предназначен для быстрого ответа, но с другой стороны сообщение может поступить во время обеда, совещания. Может просто не совпасть время работы. Поэтому правила делового общения предполагают ответ, но не всегда мгновенный. Точно не стоит делать выводы, если сообщение не прочитано и нет ответа на протяжении часа–двух или оно было отправлено после окончания или до начала рабочего дня. Причём правила общения предполагают, что отправка сообщений в нерабочее время должно быть мотивирована и не быть повседневной нормой».

telephon.png

Лучше не писать в выходные, в будние дни — до 9:00 или после 19:00. У многих пуши в мессенджерах высвечиваются на экране смартфона. И когда вы отправляете сообщение вечером, в нерабочее время, оно может испортить человеку настроение, пусть даже вы просите ответить с утра.

Будьте дружелюбны и вежливы

 
Сегодня соблюдать цифровой этикет, работая в онлайне, — необходимость и правило хорошего тона.

Эксперты отмечают: то, как человек общается и ведёт себя в онлайне, может изменить о нём мнение как о профессионале. И даже стать причиной прекратить с ним работу.

Филипп Рыжук, консультант по цифровой трансформации:

«С распространением удаленной работы приходит необходимость в мессенджерах, чтобы упростить общение, но не забывайте о психическом благополучии ваших собеседников. Не забывайте быть дружелюбным и вежливым, особенно при удаленной работе. Для вежливого приветствия требуется всего мгновение, а позитивные отношения, которые вы устанавливаете с коллегой, в конечном итоге гораздо ценнее, чем минуты или две, сэкономленные на нетерпеливой просьбе».

messengers.png

Портал «Город Онлайн» предлагает работодателям и соискателям воспользоваться дистанционными сервисами. Поиск работы, консультации специалистов и карьерных экспертов доступны удаленно.

Благодаря сервису «Карьерные консультации» у соискателей есть возможность пообщаться с консультантом, чтобы получить информацию об особенностях рынка труда. Найти вакансии в вашем городе можно с помощью сервиса «Работа».

Источник фото:
Фото Andrea Piacquadio: Pexels

Рекомендации

Как придумать надёжный пароль от почты, соцсетей и онлайн-банков

Работа

Работа

Найди любимую работу в своем городе